上海外国语大学学生出国（境）交流学习项目管理办法

上海外国语大学学生出国（境）交流学习项目管理办法

上外外办〔2019〕1号 （经2018年第27次校长办公会议审议通过）

      为贯彻落实《关于做好新时期教育对外开放工作的若干意见》和2018年全国教育大会精神，进一步推动本校学生出国（境）交流学习提质增效，建设“选、派、管、回、用”全链条留学管理和服务体系，保证各类学生出国（境）交流学习项目规范、有序进行，根据国家有关法律法规制订本办法。

      第一章  总则

      第一条 本办法所称学生，是指在上海外国语大学注册的全日制在籍、在校本科生和研究生，但各出国（境）交流学习项目有特别规定的依项目规定执行。

      第二条 本办法所称出国（境）交流学习，其交流形式主要是指赴国（境）外高等教育机构参加课程学习、合作研究、攻读学位或毕业设计等活动，亦可以是赴国（境）外高等教育机构、国际组织、企事业单位等开展交流访问、进行实习实践、参加学术会议或文体比赛等活动。本办法不包含学生申请出国（境）探亲或旅游的管理。

      第三条 学生出国（境）交流学习以项目管理的方式组织实施。

      第四条 学生出国（境）交流学习项目，按照项目性质分为国家公派项目、单位公派项目及个人联系项目。

    （一）国家公派项目是指学生得到国家留学基金、中外政府互换奖学金、国家汉办等多种经费来源资助出国（境）交流学习，以及国家或上海市有关部门组织的各类项目。

    （二）单位公派项目是指学生通过学校校际交流项目（包括中外合作办学项目、联合培养项目、交换生项目、访问学生项目等）或由上海外国语大学学生海外交流基金资助出国（境）交流学习的、经学校批准参加国际学术会议或进行合作科研或短期出国（境）交流访问、实习实践的，以及院（系、部、所）交流项目资助的各类项目。

    （三）个人联系项目是指学生自行联系的各类交流学习项目，原则上应前往我国教育部认可的境外高等教育机构（境外高等教育机构名单以教育部教育涉外监管信息网为准）。前往教育部未公布的国家或地区交流学习的，应由相关院（系、部、所）出具学术评估意见，经学校职能部门会签同意后方可实施。

     第五条 学生出国（境）交流学习项目由对外合作交流处、教务处、研究生院、财务处及各院（系、部、所）协同管理。

   （一）对外合作交流处对接教育部国际合作与交流司、国家留学基金管理委员会、上海市教育委员会等上级部门，负责学生出国（境）交流学习项目的信息接收和发布、统筹协调及外事管理。

   （二）教务处负责本科生出国（境）交流学习项目的学习计划及审核、学分转换及学籍管理。

   （三）研究生院负责研究生出国（境）交流学习项目的学习计划及有关申请材料审核、学分转换及学籍管理等。

   （四）财务处负责上海外国语大学学生海外交流基金及其他单位公派项目所需资金的落实及相应的财务管理工作。

   （五）各院（系、部、所）应基于国际间校际交流项目，根据国家公派出国留学研究生项目申报要求，指导学生积极申请国家留学基金资助；根据《上海外国语大学学生海外交流基金管理条例（试行）》规定，积极申请学校学生海外交流基金资助。

   （六）各院（系、部、所）负责项目申报、学生遴选、公示遴选结果、初审学生的学习计划并报教务处或研究生院审核，开展行前培训，指导学生办理出国（境）手续，跟踪学生在境外学习的情况，监督学生在学习期满后办理回校报到手续，并配合教务处、研究生院和对外合作交流处实施相关管理措施。

      第二章  项目申报与评审

      第六条 对外合作交流处统筹国家公派和单位公派项目信息，会同教务处、研究生院等部门或相关协调机构，通过学校信息平台及相关渠道发布学生出国（境）交流学习项目申报通知。个人联系项目信息由各院（系、部、所）收集并报相关职能部门审核。

      港澳台办公室根据学校年度对台交流计划以及历年与台湾地区合作高校学生交流的规模，按照对等原则确定并发布赴台交换、短期交流项目信息。

      第七条 各院（系、部、所）根据申报通知的要求，基于与校际交流学校的实质性学生交流项目协议，按照项目类别填写并提交新项目申请书或已获批项目总结报告。

     （一）新项目申请书中应明确学生选拔、派出、学习计划、国（境）内外管理、回校考核等方面的规定和举措。

     （二）对往年获批的项目，须提交项目总结，总结学生选拔派出、学习计划执行、国（境）内外管理、回校学分转换、考核等环节的工作及存在的主要问题、改进措施和当年的执行计划。

      第八条 根据项目类型不同，由国家留学基金委或学校组织专家对申报项目的合作基础、培养目标、可执行性、国（境）外高校或专业水平及选派专业的必要性等进行评审。对当年未执行项目或执行过程中问题较多、管理不善的项目，次年将暂停资助。

      第九条 通过专家评审的项目，由相应机构公示拟资助项目及可继续执行的已获批资助项目，公示时间不少于5个工作日，接受全校师生监督。

      第三章  学生遴选

      第十条 各院（系、部、所）严格按照项目批准的选派规模、选派专业、留学单位等进行学生遴选。遴选标准应至少包括以下10项：

    （一）坚持四项基本原则，热爱祖国，具有良好的思想品德和政治素质，无违法违纪记录，有学成回国为祖国建设服务的事业心和责任感；

    （二）申请时年龄应满18周岁（项目另有规定的按其规定），身体健康，心理健康，能圆满完成各项目规定的出国（境）交流学习任务；

    （三）具有良好专业基础和发展潜力，热心参加社会实践和公益活动。在工作、学习中表现突出，学习成绩平均分不低于75分（百分制）或平均学分绩点不低于2.5分（四分制）、无不及格课程（项目另有规定的按其规定）；

    （四）符合申请项目的其他具体要求（如：国家公派留学或留学国家、留学单位的外语水平要求等）；

    （五）已缴清应缴学校的相关费用；

    （六）承诺履行各项目协议之有关义务和本管理办法的相关条款；

    （七）学生在其同一学段内（指本科、硕士或博士阶段）原则上只能申请一项交流时间在3个月及以上的国家公派项目或单位公派项目；

    （八）定向就业研究生出国（境），必须出具定向就业单位人事部门同意公函后，方可提出申请。其中本校定向就业研究生申请出国（境），由校人事处受理，但须征得研究生院同意。

    （九）学生不得同时申请2个及以上派出时间段（包含出国（境）前后办理派出和回校手续所需时间）有重合的项目；

    （十）在项目录取后没有正当理由退出项目的，在校期间不得再次申请其他出国（境）交流学习项目，并纳入各级各类评奖评优项目德育表现评定考量因素。

     第十一条 各院（系、部、所）应按照“公开、公平、公正”的原则，采取“个人申请，综合考核，择优推荐，部门审核，公示录取，学校派出”的方式进行选拔。遴选程序应至少包含以下5项：

    （一）在本单位内公布公布项目信息和具体遴选办法（含遴选标准和遴选程序）；

    （二）接受学生的申请材料及有关项目信息的各类咨询；

    （三）对申请人进行笔试、面试等多种形式的考核，并综合参考专业教师、辅导员等相关人员的意见，确定拟推荐人选；

    （四）职能部门按职责分工，分别审核拟推荐人选的国（境）外学习计划、申请出国（境）对内、对外材料和项目经费来源等，部分跨院系的项目，由相关职能部门负责学校层面的再次遴选；

    （五）审核和遴选结果在各院（系、部、所）或学校信息平台上进行不少于5个工作日的公示，公示无异议的报学校分管领导审批后录取。

      第四章  派出手续

      第十二条 学生获得录取后，按如下程序办理派出手续：

    （一）获得国家公派项目录取的学生，由各院（系、部、所）分发录取材料，按照国家留学基金委的要求与其签订《资助出国留学协议书》并办理公证，并至留学服务机构办理护照、签证，按需至出入境检验检疫部门办理国际旅行健康证书；

   （二）获得单位公派项目或个人联系项目录取的学生，应在对外合作交流处或各院（系、部、所）的指导下继续办理对外联系事宜，获得有关录取材料，并自行办理护照（通行证）、签证（签注）；

   （三）赴台湾地区高校交流学习的学生，还需办理赴台人员审查，并由学校报上海市主管部门获得赴台批件后方可派出；

   （四）各院（系、部、所）应指导派出学生仔细了解留学单位相关专业的教学计划，制订切实可行的学习计划，经各院（系、部、所）主要领导或分管领导审核后报教务处或研究生院审核或备案；

   （五）各院（系、部、所）应在学生派出前完成学校办公自动化系统（OA）上的出国（境）审批手续。

   （六）派出学生应根据学校本科生、研究生相关管理规定及时办理请假或保留学籍手续。

    第十三条 根据各类项目要求，派出学生及学生家长在出国（境）前应向派出单位提交有关承诺书。承诺书至少应包括如下内容：

  （一）未隐瞒任何生理或心理疾病的承诺；

  （二）在上海外国语大学正常缴费注册的责任；

  （三）在国（境）外交流学习期间自行购买医疗及意外保险的责任；

  （四）因交流学习导致不能完成或者转换的学分将在毕业前补修完成的承诺

  （五）完成国（境）外学习计划并按期回校的承诺。

    第十四条 学生在派出前应完成如下费用的支付：

  （一）派出学生在国（境）外的相关学习、生活费用按项目遴选通知或项目协议规定的方法执行；

  （二）派出学生在出国（境）前应缴清国（境）外交流学习期间在上海外国语大学的学费；

  （三）派出学生须自行承担办理办理护照（通行证）、签证（签注）的费用；

  （四）派出学生须按规定自行购买境外医疗保险和意外伤害保险。

     第十五条 学生在派出前应自觉接受国家留学服务和管理机构、学校及各院（系、部、所）组织的各级行前教育。行前教育的内容应包括（但不限于）交流学习的目标及要求、留学对象国（地区）国（区）情教育、外事纪律、文明礼仪教育、安全教育、健康教育、诚信教育等。各院（系、部、所）应及时将行前教育的情况（包括时间、人员、形式、内容、效果等）反馈给相关职能部门。未按要求组织行前教育的，将影响后续项目评估和执行。

      第五章  境外管理

      第十六条 派出学生在国（境）外交流学习期间，由学生所在院（系、部、所）具体承担对派出学生的境外管理职责，对其进行选课指导，并为其指定联系人，负责与其保持经常性联系，定期了解派出学生的思想动态及其学习、生活情况并随时给予指导。各院（系、部、所）应根据学科专业特点和实际情况，将学生在国（境）外交流学习期间的思想政治教育工作常态化纳入过程管理，加强派出学生中党员学生的教育管理工作。派出学生在国（境）外交流学习期间应自觉接受我国驻外机构和学校及所在院（系、部、所）的管理，遵守我国及留学对象国（地区）的法律法规以及留学单位的规章制度，尊重当地的文化风俗，注意人身安全，认真完成既定学习计划，不做有损国家尊严的事情。

      第十七条 派出学生应在抵达国（境）外驻地后十日内完成向我国驻外机构的报到，并将住址和联系方式告知学生所在院（系、部、所）。在国（境）外交流学习期间，应至少每2个月向所在院（系、部、所）提交报告，汇报在外学习和生活情况。

      第十八条 派出学生在国（境）外交流学习期间的留学对象国（地区）、留学单位、留学身份不得变更，不得擅自延长或缩短留学期限、转往他校学习或转往第三国居留，违者按国家留学基金委或学校相关规定处理。如遇以下情况，应按规定程序相应执行：

    （一）因不可抗力原因由国家出面安排学生提前回国（内地、大陆）的，派出学生应服从我国驻外机构的统一安排，并及时向其所在院（系、部、所）报告。

    （二）派出学生在国（境）外交流学习期间如因病或因故需要提前、延期或中途回国（内地、大陆）的，应提前2个月向其所在院（系、部、所）提交个人书面申请，经院（系、部、所）核实并书面认可，由学校审批同意或向我国驻外机构出具同意函件。提前回国（内地、大陆）者应按国家或学校财务规定退回已发放的奖学金或学生海外交流基金；经批准延期或中途回国（内地、大陆）者相关费用自理。

    （三）如学生在赴国（境）外后实际修读课程与原定学习计划不符，应在抵达留学单位后1个月内向所在院（系、部、所）重新提交学习计划，由学校审核备案；未经学校同意擅自更改在外学习计划的，所修学分不予认可。

    （四）凡归国（境）报到时间晚于基准修业年限内答辩时间的出国（境）研究生，原则上应办理延期毕业手续。

      第六章  回校总结

      第十九条 派出学生完成交流学习任务后应按期回国（内地、大陆），并于2周内回校到所在院（系、部、所）报到，同时提交在外修读课程成绩单、出国（境）交流学习总结报告及有关费用票据（如有学生海外交流基金经费等资助）。

      第二十条 受上外学生海外交流基金或其他学校资金资助的学生完成国（境）外交流学习项目回校后，根据学校相关规定，凭成绩单原件或实习证明原件和书面总结报告完成资助项目的考核验收，经相关职能部门评审通过后，学生可在资助总额内按财务制度规定办理报销手续。评审不通过的，或未经批准不按期回国，或在国（境）外交流学习期间违反有关上述管理办法的，视情况暂缓或终止拨付剩余资助费用，直至收回前期预支经费。

      第二十一条 派出学生回校后，应于返校1个月内向所属院（系、部、所）和研究生院提交“交流学习总结报告书”，履行学术汇报与交流义务。各院（系、部、所）应及时举办座谈会、报告会，由派出学生向师生汇报在外学习的心得体会，扩大项目的影响力，提高学生的积极性。派出学生还应协助所在院（系、部、所）做好下一批学生派出前的各项准备工作。

      第七章  附则

      第二十二条 出国（境）交流学习的教务管理细则由教务处、研究生院负责制订并公布施行。各院（系、部、所）应根据本办法制订符合本单位实际的出国（境）交流学习项目管理细则。

      第二十三条 在上海外国语大学注册、攻读各级学位的港澳台地区和外国留学生申请出国（境）交流学习的，除项目有特别规定外，参照本办法管理。

      第二十四条 本办法自2019年7月1日起施行。原《上海外国语大学全日制学生赴境外交流学习的管理办法（试行）》（上外办〔2012〕61号）、《上海外国语大学研究生出国（境）管理规定》（上外研〔2018〕13号）、《上海外国语大学研究生公派出国（境）项目管理规定》（上外研〔2017〕9 号）同时废止。

      第二十五条  本办法由学校授权对外合作交流处会同教务处、研究生院负责解释。学生出国（境）交流学习项目实施过程中如出现本管理办法中没有规定的问题，由以上职能部门和相关院（系、部、所）协商解决。